Как контролировать тысячи заданий ежемесячно?

Начальник управляет замами, замы - мастерами, мастера-бригадирами, и т.д. При этом каждый несет ответственность в рамках своих обязанностей.

Вам достаточно раздать задачи и в конце месяца получить по ним отчет от каждого из сотрудников по каждому из клиентов. Вот и все.

Самый верный путь (хотя долгий и дорогой) - писать под себя систему управления задачами и клиентами. Мы пошли этим путем и ничуть не жалеем. Ни один рыночный продукт не вникнет в специфику вашего бизнеса и не решит проблему управления задачами именно в вашем бизнесе даже на 20%. Факт.

А если не заморачиваться, то попробуйте Асану. В вашем случае до 10 человек вообще бесплатно будет. Удобно, просто, быстро и все на одном экране. Но управлять через нее "заводами по 50 тысяч человек управлять" точно не получится. Там как раз технологии из абзаца выше.

Я сам сталкивался с подобным и нужно было как давать задачи людям, так и видеть отчет. И работал с бубнами долгое время.

Искал систему взаимодействия заказчик-исполнители-контроль.

Нашел, система молодая, не совсем справляется(по мои нуждам), но основу выполняет.

Посмотри видео https://www.youtube.com/channel/UC0_BO296Mmano2sZj9B7RHA/videos , может и тебе подойдет.(сама система бесплатная, с открытым кодом, но, там есть и платное дополнение, возможно тебе не понадобится)

P.s В любом случае придется искать систему для взаимодействия и контроля. Систем много, но подобрать под себя не легко)

Если есть бюджет, то

если нет, то табличка в экселе.

Грамотно настроенная, она вполне себе.

У вас все в куче. Начните с составления понятного списка системных проблем. Если проблема в том, что вы не знаете как организовать бизнес процессы, то пригласите того, кто знает и имеет опыт.

мегаплан например

Не каждый может одного себя эффективно организовать, а у Вас 20 клиентов и 5 сотрудников ;)

Нарисуйте квадратиками задачи, разделите их на типы, потом установите связи, и разложите каждый процесс в линеечку.

В общем виде должно быть так: обращение клиента - обработка задания - исполнение задания - получение оплаты.

Узлов конечно в реальности больше, но и десятками они исчисляться не должны.

И когда вы увидите в виде линеечек все свои дела - должно стать ясно где лишние движения где провал.

И тогда можно рациональней распределить обязанности и ответственность между сотрудниками и выстроить прозрачную систему контроля для себя.

А пока даже по вашему описанию видно что суета отнимает половину рабочего времени.

Удачи!

если есть задачи, которые могут решить другие люди - передавайте.

И попросите помощи у того, у кого порядок в этом вопросе.

Возможно от каких-то задач можно вовсе отказаться и сократить их число.

Вы занимаетесь образно говоря все-е-е-ем интернет маркетингом и хорошо что у вас клиенты идут и как раз сейчас начинается у вас реальный менеджмент.

1) Вы сразу поймите и примите решение, что вы теперь ничего доделывать за специалистами не должны иначе вас затягивать будет вниз. Даже "ну ладно, только это сделаю и всё". "Руками не работаем", ибо это путь вниз.

2) Формируйте отделы с менеджерами-руководителями: seo, smm, реклама, др. Отделы, это когда разделение людей идет, чтоб они в идеале не общались между собой, но для начала пусть сидят по разные стороны офиса, по разным углам и болтают только на обеденном перерыве или на корпоративах. Дополнительно работайте с субподрядчиками, небольшими нишевыми агентствами, это тот же отдел, только уже сделан и настроен.

3) Выводите стандарты выполнения работы, последовательности выполнения работы, подкрепляя инструкциями по выполнению работ согласно стандартам и точной последовательности действий. Это не понравиться вашим "рабам".

4) Отчетность: кто, что, когда делал, как. В виде заполненных чек листов. И все это под контролем программы отслеживания всех действий на их компьютерах ☝

5) Ну и все должны разделять великую миссию - сделать людям счастье и работать не ради денег! Повесьте фото барыги Стива Джобса с цитатой про то что нужно работать качественно и любить свою работу всем телом или что-то в этом роде.

PS: потренируйтесь в работе с субподрядчиками, потом просто их купите и они станут отделом/департаментом. То есть вы должны перепродавать и это кстати суть любого бизнеса. Если у вас с этим какие то проблемы моральные, то это проблема номер ноль!!!

Дам ответ - может не на 100% по теме вопроса, но зато на 200% точный ответ на извечный вопрос "Как все успеть?"

Псалтирь. псалом Давида №1.

"Блажен муж, иже не иде на совет нечестивых и на пути грешных не ста, и на седалищи губителей не седе, но в законе Господни воля eго, и в законе Его поучится день и нощь.
И будет яко древо насажденное при исходищих вод, еже плод свой даст во время свое, и лист eго не отпадет, и вся, елика аще творит, успеет.

Другого способа нет. И не было никогда. Но мы не слушаем и не делаем как сказано. Поэтому следующая строка именно о нас с вами:

Не тако нечестивии, не тако, но яко прах, eгоже возметает ветр от лица земли. ... увы..